Middels de OT-tool, afkorting voor Operations Team Tool, geeft u eenvoudig invulling aan verschillende normelementen uit ISO 9001. De tool is vergelijkbaar met de MT-tool, maar dan gericht op de operatie. Het is een hulpmiddel voor operations management om operationele acties te bewaken en te beheersen, zonder dat u afhankelijk wordt van zware software of ingewikkelde systemen. De OT-tool helpt om doelstellingen vanuit directie en management, risico’s, kansen, audits en projectevaluaties te vertalen naar concrete operationele opvolging.
In veel organisaties komen operationele acties naar voren vanuit verschillende bronnen: doelstellingen die door directie of management zijn uitgezet, corrigerende en preventieve maatregelen, overleggen gericht op structureel verbeteren of evaluaties na afloop van een project. Deze acties raken vaak verspreid over losse documenten, e-mails, notulen of spreadsheets, waardoor niet altijd duidelijk is wat de status is, wie eigenaar is en welke punten prioriteit hebben. De OT-tool brengt deze informatie overzichtelijk bij elkaar, praktisch ingericht in Excel, zodat de manager operations grip houdt op de dagelijkse uitvoering.
Eén overzichtelijke actielijst voor alle operationele acties die voortkomen uit overleggen, audits en projectevaluaties.
Doelstellingen vanuit directie en management worden vertaald naar concrete, opvolgbare operationele acties.
De OT-tool is ontwikkeld voor operations management dat overzicht wil houden op operationele acties. Aan iedere actie koppelt u een eigenaar en een deadline, zodat verantwoordelijkheid en voortgang altijd helder zijn. De tool ondersteunt de opvolging van acties die door directie of management zijn uitgezet, de bewaking van corrigerende en preventieve maatregelen, en de opvolging van acties uit overleggen gericht op structureel verbeteren en uit projectevaluaties. De tool borgt en bewaakt operationele acties die voortkomen uit interne en externe audits.
Acties kunnen worden beoordeeld op doeltreffendheid. Op basis daarvan stelt u een actie bij of stelt u een nieuwe actie vast, waarmee u invulling geeft aan de PDCA-cyclus. De OT-tool is in te richten naar de wens van uw organisatie, inclusief maatwerk voor veiligheid. Ook acties uit werkplekinspecties en de RI&E kunnen erin worden opgevolgd. Een ingebouwde archieffunctie zorgt dat acties uit het verleden altijd aantoonbaar blijven.
Doelstellingen vanuit directie en management worden vertaald naar concrete, opvolgbare acties binnen de operatie.
Opvolging van corrigerende en preventieve maatregelen wordt centraal bewaakt.
Iedere operationele actie krijgt een duidelijke eigenaar en deadline, zodat opvolging niet afhankelijk blijft van losse afspraken.
Opvolging van lessons learned uit projectevaluaties kunnen eenvoudig worden opgevolgd.
Operationele acties uit interne en externe audits worden geborgd en bewaakt binnen dezelfde actielijst.
Ook acties uit werkplekinspecties en de RI&E kunnen in de OT-tool worden opgevolgd, als onderdeel van maatwerk voor uw organisatie.
Voor overzicht in operationele acties voortkomend uit overleggen, afwijkingen, audits en projectevaluaties.
Voor ondersteuning bij het bijhouden van operationele acties en het bewaken van opvolging namens operations management.
Met de OT-tool wordt sturing op de operationele uitvoering praktischer en beter beheersbaar. U ziet sneller wat aandacht vraagt, welke acties openstaan en hoe doelstellingen, audits en projectevaluaties worden opgevolgd binnen de operatie.
Acties krijgen een duidelijke eigenaar, deadline en status, zodat verbeterpunten vanuit de operatie niet blijven liggen.
Doelstellingen van directie en management worden concreet vertaald naar acties die daadwerkelijk in de operatie worden opgevolgd.
Dankzij de archieffunctie kunt u altijd laten zien hoe operationele acties zijn opgevolgd, ook met terugwerkende kracht.
De tool is naar wens in te richten, inclusief het integreren van acties uit bijvoorbeeld werkplekinspecties en de RI&E.
De OT-tool staat niet los van de dienstverlening en werkt goed samen met de MT-tool: directiedoelstellingen uit de MT-tool worden zo vertaald naar concrete operationele acties. De tool wordt veelal toegepast binnen het GroeiKompas ISO 9001, waar continu verbeteren mede via de OT-tool wordt gerealiseerd. Vastgestelde operationele acties kunnen eenvoudig worden bewaakt door de koppeling aan een eigenaar en deadline.
De OT-tool roept vaak praktische vragen op. Waarin verschilt deze van de MT-tool? Kan de tool ook veiligheid meenemen? En hoe sluit deze aan op de PDCA-cyclus?
Hieronder worden de meest voorkomende vragen beantwoord over de tool en hoe deze organisaties helpt om operationele acties beter op te volgen.
Nee. De OT-tool is een praktisch Excel-hulpmiddel dat helpt om acties met betrekking tot risico’s, kansen en managementinformatie overzichtelijk te maken en beter op te volgen.
De MT-tool is gericht op directie en management, de OT-tool op de operatie. Beide werken vergelijkbaar, maar de OT-tool vertaalt doelstellingen en bevindingen specifiek naar acties binnen de dagelijkse uitvoering.
De OT-tool is bedoeld voor het bewaken en opvolgen van operationele acties die voortkomen uit directiedoelstellingen, corrigerende en preventieve maatregelen, structureel verbeteroverleg, projectevaluaties en audits.
Ja. De tool is naar wens in te richten, waaronder het opvolgen van acties uit werkplekinspecties en de RI&E.
Acties worden beoordeeld op doeltreffendheid, en op basis daarvan stelt u een actie bij of formuleert u een nieuwe actie, waarmee de cyclus van plannen, uitvoeren, checken en bijsturen rond wordt gemaakt.
Ja. De archieffunctie zorgt dat acties uit het verleden bewaard blijven, zodat u ook achteraf kunt aantonen hoe opvolging heeft plaatsgevonden.
Ja. QMSS helpt u de OT-tool praktisch in te richten, passend bij uw organisatie, overlegstructuur en manier van werken.
QMSS denkt graag met u mee over hoe de OT-tool kan helpen binnen uw organisatie. Samen kijken we welke operationele informatie belangrijk is, waar opvolging beter kan en hoe de tool praktisch ingericht kan worden voor uw operations management.
