Een audit op basis van de Kwaliteitscultuurladder kijkt naar gedrag en niet naar de documenten in de kast. Bij een ISO 9001 audit ligt de nadruk op processen en registraties. Deze audit gaat over de vraag of kwaliteitsbewust handelen echt leeft in de organisatie.
Bijvoorbeeld of medewerkers weten wat de klant verwacht en of leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven. De Kwaliteitscultuurladder is ontwikkeld door QMSS Audit & Certificering en is geen erkende norm. De audit wordt uitgevoerd volgens de beoordelingsrichtlijn die bij de ladder hoort. Daarin staat hoeveel mensen worden gesproken en hoe de trede wordt bepaald. Dat maakt de uitkomst onderbouwd en herhaalbaar. De auditor benoemt wat goed gaat en wat beter kan.
Omdat hij met een frisse blik naar uw organisatie kijkt komen ook onderwerpen op tafel die intern lastig bespreekbaar zijn. De audit is geschikt als periodieke meting van de kwaliteitscultuur en als startpunt voor een verbetertraject.
De audit is bedoeld voor organisaties die willen weten hoe sterk hun kwaliteitscultuur is. Denk aan organisaties met een ISO 9001-certificaat waar de procedures op orde zijn en toch fouten en klachten blijven terugkomen. Ook bedrijven die willen weten of afspraken worden nageleefd als niemand meekijkt hebben er veel aan. De audit past bij organisaties van elke omvang.
Een klein bedrijf met weinig procedures kan prima hoog op de ladder uitkomen omdat het gedrag telt. Voor organisaties die al met de ladder werken laat de audit zien of de kwaliteitscultuur sinds de vorige meting is gegroeid.
Na de audit weet u op welke trede uw organisatie staat. Dat geldt voor de organisatie als geheel en voor elk van de vijf thema’s en twintig subthema’s.
Die uitkomst maakt zichtbaar welke thema’s sterk zijn en welke de groei tegenhouden. U weet daardoor waar de meeste winst zit en waar u uw tijd en energie het beste in kunt steken. Door de audit periodiek te herhalen volgt u de ontwikkeling van uw kwaliteitscultuur en ziet u of verbetermaatregelen effect hebben.
De audit verloopt volgens een vaste aanpak uit de beoordelingsrichtlijn. Daardoor zijn de uitkomsten van verschillende jaren goed met elkaar te vergelijken. De meeste tijd gaat naar gesprekken op de plek waar het werk wordt gedaan.
Hieronder vindt u antwoorden op vragen die organisaties vaak hebben voordat zij een interne audit laten uitvoeren door QMSS.
Een interne audit toetst of een organisatie voldoet aan een erkende norm zoals de ISO 9001. De Kwaliteitscultuurladder is ontwikkeld door QMSS Audit & Certificering en is geen erkende norm. Er is dus ook geen certificaat aan verbonden. De audit is een onafhankelijke meting van uw kwaliteitscultuur volgens een vaste beoordelingsrichtlijn. De uitkomst gebruikt u om gericht te verbeteren en om de groei over de jaren te volgen.
Dat hangt af van het aantal personen in de scope. Bij een organisatie tot vijf personen spreekt de auditor iedereen. Bij zes tot tien personen is dat 75% met een minimum van zes. Bij elf tot vijfentwintig personen wordt de helft gesproken met een minimum van negen. Van zesentwintig tot honderd personen is het een kwart met een minimum van veertien. Ongeveer een kwart van de gesprekken is met directie of leidinggevenden. De auditor kiest zelf wie wordt gesproken en zorgt voor spreiding over afdelingen, functies en locaties.
De auditor bepaalt eerst per subthema welke trede het beste past. Dat is geen afvinklijst. Het gaat om het totaalbeeld uit de gesprekken en observaties. Een thema krijgt een trede als minimaal drie van de vier subthema’s die trede halen en het vierde maximaal één trede lager ligt. De organisatie krijgt de trede van het laagste thema. Zo voorkomt de methode dat een sterk thema een zwak thema verbergt.
Beide kijken naar dezelfde vijf thema’s en twintig subthema’s. De audit volgt de steekproef uit de beoordelingsrichtlijn en het rapport geeft een onderbouwing per thema. Bij de GedragScan worden meer mensen gesproken en wordt elk subthema afzonderlijk beschreven. Dat geeft meer diepgang en is vooral waardevol bij een eerste meting of aan het begin van een verbetertraject. De audit is daarna geschikt om de ontwikkeling periodiek te volgen.
De voorbereiding is beperkt. U geeft de scope en het aantal personen door en zorgt dat de geselecteerde medewerkers tijd hebben voor een gesprek. Dat gesprek vindt plaats op de werkplek zodat het werk zo min mogelijk wordt onderbroken. Er hoeven geen documenten te worden voorbereid en medewerkers hoeven niets te leren. De auditor vraagt naar concrete situaties uit hun eigen werk.
Wat medewerkers vertellen wordt vertrouwelijk behandeld. Uitspraken in het rapport zijn niet te herleiden tot een persoon. Dat is belangrijk voor de betrouwbaarheid van de uitkomst. Medewerkers vertellen alleen eerlijk hoe het werk gaat als zij erop kunnen vertrouwen dat hun woorden niet tegen hen worden gebruikt. Leidinggevenden krijgen daarom wel een beeld van hun team maar niet van individuele medewerkers.
QESH • Auditing
Elke sector heeft eigen processen, risico’s en klanten. QMSS vertaalt de Kwaliteitscultuurladder en de uitkomsten van de audit naar een aanpak die past bij uw organisatie. Zo wordt kwaliteit zichtbaar in het gedrag van mensen en blijft het werkbaar in de dagelijkse praktijk.
