Met de AB-tool, afkorting voor Actie- en Besluitentool, legt u eenvoudig acties en besluiten vast binnen een kleine organisatie met een platte structuur en korte communicatielijnen. De tool is een light versie van de MT-tool en helpt te voorkomen dat er in overleggen veel wordt besproken, maar weinig gestructureerd wordt opgevolgd. Aan iedere actie koppelt u een eigenaar, een prioriteit en een planning. Zodra een actie is afgerond, verplaatst u deze naar het archief, zodat altijd aantoonbaar blijft wat er is gedaan en wanneer.
In kleine organisaties met korte communicatielijnen komen acties en besluiten vaak naar voren tijdens informeel overleg. Precies daar schuilt het risico. Er wordt veel besproken, maar niet altijd gestructureerd vastgelegd en opgevolgd. De AB-tool brengt deze acties overzichtelijk bij elkaar, praktisch ingericht in Excel, zodat ook een kleine organisatie grip houdt op wat er is afgesproken.
Eén overzichtelijke actielijst voor alle acties en besluiten die voortkomen uit uw verschillende overleggen.
De tool ondersteunt het vaststellen van prioriteit en planning, zodat voor iedere actie duidelijk is wanneer deze moet zijn afgerond en hoe belangrijk dit is.
De AB-tool is ontwikkeld voor kleine organisaties met een platte structuur die overzicht willen houden op acties en besluiten uit verschillende overleggen. Aan iedere actie koppelt u een eigenaar, een prioriteit en een planning, zodat verantwoordelijkheid en voortgang altijd helder zijn. Zo voorkomt u dat er veel wordt besproken, maar weinig daadwerkelijk wordt opgevolgd.
Acties zijn eenvoudig op te volgen en kunnen worden beoordeeld op doeltreffendheid. Op basis van die beoordeling stelt u een actie bij of stelt u een nieuwe actie vast. Middels de AB-tool geeft u invulling aan de PDCA-cyclus.
Acties die voortkomen uit verschillende overleggen worden overzichtelijk bij elkaar gebracht op één plek, zodat niets tussen wal en schip valt.
Iedere actie krijgt een duidelijke eigenaar, prioriteit en planning, zodat opvolging niet afhankelijk blijft van mondelinge afspraken.
Acties uit meetings zijn eenvoudig op te volgen middels de AB-tool, zodat afspraken niet blijven liggen na het overleg.
Op basis van de beoordeling van de doeltreffendheid verplaats u een actie naar het archief, stelt u de actie bij of stelt u een nieuwe actie vast.
Voor organisaties met korte communicatielijnen die willen voorkomen dat besproken acties onopgevolgd blijven.
Voor het opvolgen van acties die voortkomen uit risico’s, kansen, interne audits en de management review, zodat eenvoudig aan de ISO 9001 wordt voldaan.
Voor het eenvoudig vastleggen en opvolgen van acties uit dagelijkse overleggen zonder dat dit veel tijd kost.
Met de AB-tool wordt opvolging van acties praktischer en beter beheersbaar. U ziet sneller wat aandacht vraagt, welke acties openstaan en hoe deze zijn opgevolgd.
Acties krijgen een duidelijke eigenaar, prioriteit en planning, zodat afspraken uit overleggen niet blijven liggen.
Besluiten en acties uit verschillende overleggen worden overzichtelijk en bruikbaar vastgelegd, zodat niets tussen wal en schip valt.
Dankzij de archieffunctie kunt u altijd laten zien hoe acties zijn opgevolgd, ook met terugwerkende kracht.
De tool is overzichtelijk en laagdrempelig, waardoor directie en management snel praktisch aan de slag kunnen.
De AB-tool staat niet los van de dienstverlening. De tool is bij uitstek geschikt voor kleine organisaties, waarbij acties uit overleggen eenvoudig bewaakt kunnen worden door de koppeling aan een eigenaar, prioriteit en planning. Zo ontstaat een praktische lijn van bespreken naar opvolging en verbetering.
De AB-tool roept vaak praktische vragen op. Is het een softwarepakket? Waarvoor gebruikt u de tool precies? En hoe sluit deze aan op de PDCA-cyclus? Hieronder worden de meest voorkomende vragen beantwoord over de tool en hoe deze kleine organisaties helpt om acties en besluiten beter op te volgen.
Nee. De AB-tool is een praktisch Excel-hulpmiddel dat helpt om acties en besluiten overzichtelijk te maken en beter op te volgen.
De AB-tool is bedoeld voor het vastleggen en opvolgen van acties en besluiten die voortkomen uit verschillende overleggen binnen een kleine organisatie.
Acties worden beoordeeld op doeltreffendheid en op basis daarvan stelt u een actie bij of formuleert u een nieuwe actie, waarmee de cyclus van plannen, uitvoeren, checken en bijsturen rond wordt gemaakt.
Ja. Acties en besluiten uit ieder overleg, van werkoverleg tot klantgesprek, kunnen met de tool worden vastgelegd als concrete actie met eigenaar, prioriteit en planning.
Ja. De archieffunctie zorgt dat acties uit het verleden bewaard blijven, zodat u ook achteraf kunt aantonen hoe opvolging heeft plaatsgevonden.
Ja. QMSS helpt u de AB-tool praktisch in te richten, passend bij uw organisatie en overlegstructuur. Ook als u een kleine platte organisatie heeft.
QMSS denkt graag met u mee over hoe de AB-tool kan helpen binnen uw organisatie. Samen kijken we welke acties en besluiten belangrijk zijn, waar opvolging beter kan en hoe de tool praktisch ingericht kan worden.
