Vraag 4.1 vraagt organisaties toolbox meetings te houden met alle operationele medewerkers, waarin VGM-onderwerpen, wijzigingen in regels en aandachtspunten uit incidenten en inspecties regelmatig worden besproken. Binnen de module Gedrag is gedrag een vast agendapunt.
Dit is van belang omdat toolbox meetings alleen effect hebben wanneer gedrag hierin een herkenbaar en terugkerend agendapunt is, niet een eenmalig thema. Uit de toolbox meetings blijkt dat deze met alle operationele medewerkers zijn vastgelegd. Dit moet ertoe leiden dat gedrag minstens twee keer per jaar met concrete voorbeelden wordt besproken en dat het management ook buiten deze meetings zichtbaar deelneemt.
Een veelvoorkomende valkuil is dat toolbox meetings beperkt blijven tot een vaste checklist van VGM-onderwerpen, zonder dat gedrag zelf concreet en herkenbaar wordt besproken.
Ook wordt gedrag soms alleen benoemd wanneer iets misgaat, terwijl juist gewenst gedrag zichtbaar gewaardeerd zou moeten worden. Een andere valkuil is dat VGM-communicatie beperkt blijft tot toolbox meetings, zonder dat andere kanalen zoals een nieuwsbrief of posters worden ingezet. Daarnaast blijft het management vaak op afstand, terwijl juist deze zichtbare betrokkenheid zelf een voorbeeld van gewenst gedrag is.
Er is een lijst van data en besproken onderwerpen en presentielijsten van toolbox meetings met alle operationele medewerkers, waarin VGM-onderwerpen, wijzigingen in regels en aandachtspunten uit incidenten en inspecties regelmatig zijn vastgelegd. De aanvullende eisen vanuit de module Gedrag zijn dat dit ook toont dat gedrag minstens twee keer per jaar met concrete voorbeelden aan bod komt en hoe gedrag voorafgaand aan het werk wordt besproken.
De documentatie moet ertoe leiden dat gedrag een vast herkenbaar agendapunt is in elke toolbox meeting. Minstens twee keer per jaar komen concrete voorbeelden van gewenst en ongewenst gedrag aan bod. Dit gebeurt ook voorafgaand aan het werk zelf. Naast toolbox meetings zet de organisatie ook andere communicatiekanalen in en neemt het management zelf zichtbaar en periodiek deel aan VGM-communicatie.
QMSS helpt u van een toolbox een dialoog te maken.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Toolbox meetings worden gehouden met alle operationele medewerkers, waarin VGM-onderwerpen, wijzigingen in regels en aandachtspunten uit incidenten en inspecties regelmatig worden besproken en vastgelegd. Binnen de module Gedrag is gedrag daarnaast een vast agendapunt, met concrete voorbeelden en zichtbare betrokkenheid van het management.
De norm vraagt nadrukkelijk om meer dan alleen toolbox meetings. Ook andere communicatiekanalen horen daarbij, zoals een nieuwsbrief of posters, en een management dat zichtbaar en periodiek zelf actief betrokken is bij VGM-communicatie.
Minstens twee keer per jaar komen concrete voorbeelden van recent gewenst en ongewenst gedrag aan bod, en minstens één keer per jaar wordt besproken hoe gedrag voorafgaand aan het werk zelf wordt ingevuld.
Denk aan korte bijeenkomsten, een nieuwsbrief of posters die zijn onderbouwd met concreet gedrag, zodat de boodschap over gewenst gedrag via meerdere wegen bij medewerkers landt.
Zichtbare betrokkenheid van het management is zelf een voorbeeld van het gewenste gedrag dat de norm beoogt en versterkt de geloofwaardigheid van VGM-communicatie richting de medewerkers op de werkvloer.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
