Normelement 9.3 vraagt de directie te beoordelen of het managementsysteem geschikt, toereikend en doeltreffend is. De norm benoemt concrete aspecten die moeten worden overwogen, zoals klanttevredenheid, afwijkingen en de doeltreffendheid van acties op risico's en kansen.
In de praktijk wordt de management review niet altijd als een proces gezien, maar als een document dat eens per jaar wordt geschreven. Dit voldoet wel aan de letter van de norm, maar niet aan de geest van de norm. De management review is eigenlijk een continu proces en het document is slechts een vastlegging daarvan.
In de praktijk gaat de management review nog te vaak mis. Een veelgemaakte fout is dat deze zich beperkt tot het beschrijven van hetgeen overwogen moet worden, terwijl de output onvoldoende aandacht krijgt. Juist aan deze output stelt de norm specifieke documentatie eisen.
Ook wordt soms een samenvatting gegeven van wat er gedaan is, zoals het aantal uitgevoerde interne audits, in plaats van het proces zelf te beoordelen. Dat is geen beoordeling, maar een opsomming van uitkomsten. Daarnaast wordt de management review nog weleens gezien als eenmalige jaarlijkse exercitie, los van de doorlopende sturing die er het hele jaar al plaatsvindt.
Ook ontbreekt bij vastgestelde acties soms een beoordeling van de benodigde middelen en de impact op het managementsysteem als geheel.
De management review wordt vaak gezien als jaarlijks moment, maar is in essentie een continu proces. Een directie monitort voortdurend hoe processen verlopen. De norm benoemt concrete aspecten die moeten worden overwogen, zoals klanttevredenheid en prestaties van externe aanbieders, zonder dat deze input zelf hoeft te worden vastgelegd.
Waar de input niet hoeft te worden gedocumenteerd, geldt voor de output wel een vastleggingseis. Besluiten en acties over verbeterkansen, wijziging van het managementsysteem en de behoefte aan middelen moeten worden geregistreerd. De kernvraag is steeds of de organisatie tevreden is over hoe een proces is ingericht, niet een opsomming van uitgevoerde activiteiten en aantallen.
De management review staat niet op zichzelf, maar is verweven met de beleidscyclus die begint bij belanghebbenden en hun verwachtingen. Op basis van de interne en externe context worden risico's en kansen geprioriteerd en gekoppeld aan doelstellingen. De review is het moment waarop deze doorlopende sturing wordt samengebracht.
QMSS helpt u om de management review te verbinden met de beleidscyclus, zodat besluiten aansluiten bij risico's en kansen.
Concrete voorbeelden laten zien hoe de management review terugkomt in dagelijkse keuzes, processen en verbeteringen.
Een veelgebruikte vorm is een vast documentformat waarin onderwerpen puntsgewijs worden uitgeschreven, vaak eens per jaar opgesteld door een directielid, de KAM-coördinator of een externe adviseur. Het risico van deze aanpak is dat de focus te sterk op terugkijken ligt, zonder concrete doelstellingen, acties en investeringen voor het komende jaar te benoemen. Zo'n document voldoet formeel aan de norm, maar blijft dan meer document dan proces.
Een alternatief is om de management review te integreren in de bestaande overlegstructuur, bijvoorbeeld in reguliere MT-vergaderingen. De beoordeling vindt dan niet eenmaal per jaar plaats, maar meerdere keren via een levende actie- en besluitenlijst waarin verbeterkansen worden geregistreerd en steeds wordt beoordeeld of dit gevolgen heeft voor het managementsysteem. Deze aanpak sluit aan bij de dagelijkse werkwijze, waardoor de output eenvoudiger te monitoren is en meer toegevoegde waarde heeft.
Sommige directies kiezen ervoor de management review in te bedden in een businessplan met een sterke focus op strategiebepaling. Vaak bevat zo'n plan een uitgebreide contextanalyse die resulteert in doelstellingen ter invulling van de strategie. Het businessplan wordt vervolgens gedeeld binnen de organisatie en vertaald naar plannen per business unit of afdeling, waarin acties en investeringen verder worden uitgewerkt en ter goedkeuring voorgelegd.
Een andere veelgebruikte vorm is het jaarplan waarin doelstellingen worden afgestemd op de langetermijnstrategie en gekoppeld aan concrete acties. Vaak wordt hier een apart investeringsplan aan toegevoegd om de benodigde middelen inzichtelijk te maken. De evaluatie van het voorgaande jaar vindt dan plaats binnen hetzelfde document of in een separaat jaarverslag, waarbij terug- en vooruitkijken gescheiden blijven.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
ISO 9001 vraagt de directie om met geplande tussenpozen te beoordelen of het managementsysteem geschikt, toereikend en doeltreffend is en aansluit bij de strategische richting van de organisatie. De norm benoemt concrete aspecten die daarbij moeten worden overwogen, zoals klanttevredenheid en afwijkingen.
Nee. De norm vraagt niet om de overwogen input zelf vast te leggen. Het gaat om het daadwerkelijk overwegen van aspecten zoals klanttevredenheid, afwijkingen en middelen, niet om een uitputtend document met input dat vervolgens in een la verdwijnt.
De output bestaat uit besluiten en acties met betrekking tot kansen voor verbetering, de noodzaak tot wijziging van het managementsysteem en de behoefte aan middelen. Voor deze output geldt wel een vastleggingseis, in tegenstelling tot de overwogen input die daaraan voorafgaat.
De norm schrijft geen vaste frequentie voor. In de praktijk gebeurt dit vaak jaarlijks, mede omdat externe audits doorgaans jaarlijks plaatsvinden, maar een directie beoordeelt de organisatie in de praktijk eigenlijk voortdurend gedurende het hele jaar, niet slechts eenmaal.
De management review is het sluitstuk van de beleidscyclus, die begint bij belanghebbenden en hun verwachtingen. Via de context en de prioritering van risico's en kansen worden doelstellingen en acties gekoppeld die het hele jaar door het management worden gevolgd en bewaakt.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
