Hoofdstuk 7 vraagt het bedrijf zes verantwoordelijken aan te wijzen. Het gaat om het kwaliteitshandboek, de projectdossiers, het documentenbeheer, de beheersing van afwijkingen, de klachtenbehandeling en de interne audits. Per projectdossier is een eigen aanwijzing nodig. Een bedrijf met meerdere projecten ziet dus meerdere aanwijzingen terug in zijn dossiers. Bij afwijkingen gaat het om medewerkers die zowel verantwoordelijk als bevoegd zijn. Dit komt naast de aanwijzing van deskundigen voor het technische werk. Zo is voor elk onderdeel duidelijk wie aanspreekbaar is.
Een veelvoorkomende valkuil is dat verantwoordelijkheden wel bekend zijn in het bedrijf maar niet zijn vastgelegd. Ook wordt voor projectdossiers algemeen een verantwoordelijke genoemd terwijl de norm een aanwijzing per dossier vraagt. Een andere valkuil is dat de medewerker die afwijkingen beoordeelt wel verantwoordelijk is maar niet bevoegd om te beslissen. Daarnaast ontbreekt soms vastlegging van wie documenten aan een dossier mag toevoegen of eruit mag halen. Verder wordt de aanwijzing niet bijgewerkt wanneer een medewerker het bedrijf verlaat. Ook gebeurt het dat een aangewezen verantwoordelijke geen tijd of middelen voor de taak krijgt.
Het bedrijf wijst een persoon aan die verantwoordelijk is voor het kwaliteitshandboek. Zo is voor iedereen te vinden wie het handboek beheert. Voor het beheer van de documenten wordt vastgelegd wie daarvoor verantwoordelijk is. Het beheer omvat het bijhouden van het overzicht van de documenten en van de plaats waar ze zijn of bij wie. Zo is altijd te achterhalen waar een document ligt.
Voor elk projectdossier wordt een medewerker aangewezen die verantwoordelijk is voor de inhoud en de compleetheid. Voor het dossier gaat het om de inhoud en de compleetheid en niet alleen om het bewaren. Ook wordt vastgelegd welke medewerkers documenten aan het dossier mogen toevoegen of eruit mogen halen. Voor afwijkingen worden medewerkers aangewezen die verantwoordelijk en bevoegd zijn om te bepalen hoe een afwijking wordt beheerst.
Voor de klachtenbehandeling wordt een medewerker aangewezen die verantwoordelijk is. Ook voor de interne audits wordt een verantwoordelijke medewerker aangewezen. Zonder aanwijzing is niemand aanspreekbaar wanneer een klacht blijft liggen of een audit wordt overgeslagen. De aanwijzing hoort in het kwaliteitshandboek zodat ook anderen kunnen zien wie wat doet. Deze twee rollen bepalen mede of het systeem zich verbetert. Klachten laten zien wat er in de praktijk misgaat en audits laten zien of het systeem werkt zoals bedoeld.
Laat uw proces door QMSS beoordelen middels een interne audit BRL 6000-25.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
De norm vraagt alleen dat per onderdeel een verantwoordelijke wordt aangewezen. Of een medewerker meerdere rollen heeft laat de norm open. Beschrijf in het handboek welke persoon welke rol heeft.
Zij bepalen hoe een afwijking wordt beheerst. Een voorgestelde correctie of acceptatie moet soms worden gerapporteerd voor aanvaarding door de klant, de eindgebruiker, de wetgevende instantie of een andere instantie.
In het organisatiegerichte vervolgonderzoek beoordeelt de instelling hoe de kwaliteitsbewaking is opgezet en toegepast. Dat gebeurt gemiddeld na twaalf maanden en kan onverwacht plaatsvinden.
De norm noemt geen vaste termijn. Het handboek beschrijft hoe het systeem wordt onderhouden en de interne audit toetst of dat gebeurt. Een rolwijziging hoort dus in het handboek te worden doorgevoerd.
De norm vraagt alleen dat een medewerker verantwoordelijk is voor de interne audits. Wie de audits uitvoert laat de norm open. Het bedrijf kan dit dus zelf organiseren.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
