Normelement 6.3 vraagt organisaties om wijzigingen in het managementsysteem gepland uit te voeren, rekening houdend met het doel van de wijziging en de mogelijke gevolgen ervan, de beschikbaarheid van middelen en eventuele aanpassingen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie.
In de praktijk gaat dit vaker mis dan verwacht. Een aanpassing wordt doorgevoerd zonder de gevolgen elders in het proces te overwegen of belanghebbenden worden pas geïnformeerd wanneer de wijziging al is vormgegeven, waardoor draagvlak binnen de organisatie ontbreekt.
In de praktijk gaat het plannen van wijzigingen nog te vaak mis. Een wijziging binnen één afdeling wordt doorgevoerd zonder te overleggen met andere afdelingen die met dezelfde verandering te maken krijgen, terwijl processen zelden op zichzelf staan.
Ook wordt niet altijd beoordeeld of medewerkers bevoegd en bekwaam zijn om nieuw materieel te gebruiken, of dat eerst training nodig is. Daarnaast worden belanghebbenden vaak pas geïnformeerd wanneer een wijziging al is vormgegeven, waardoor draagvlak ontbreekt en achteraf onnodige aanpassingen nodig zijn.
Ook wordt vooraf niet altijd vastgesteld hoe en wanneer de doeltreffendheid van een wijziging wordt geëvalueerd, waardoor niet aantoonbaar is of de verandering het beoogde effect heeft gehad.
Wijzigingen kunnen incrementeel zijn of radicaal, zoals het vervangen van een ERP-systeem. Ook investeringen in nieuw materieel hebben impact. Naast de aanschaf moet worden beoordeeld of medewerkers bevoegd en bekwaam zijn of dat training nodig is. Een wijziging vraagt om een projectmatige aanpak met vooraf een planning en een manier om de doeltreffendheid te monitoren en te evalueren.
Een wijziging raakt zelden alleen het proces zelf. Er moet worden nagedacht over de beschikbaarheid van middelen en over aanpassing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden wanneer taken verschuiven. Draagvlak ontstaat wanneer belanghebbenden vroegtijdig worden betrokken, in plaats van pas geïnformeerd wanneer de wijziging al is vormgegeven.
Omdat een proces doorgaans meerdere afdelingen doorkruist, is een multidisciplinaire aanpak bij het plannen van wijzigingen essentieel. Overleg vooraf met andere afdelingen die met dezelfde wijziging te maken krijgen. Grotere wijzigingen zijn het best gebaat bij een projectleider die de belangen van betrokken afdelingen afweegt, zodat onbedoelde knelpunten elders in het proces worden voorkomen.
QMSS helpt u om wijzigingen projectmatig te plannen, zodat de gevolgen, benodigde middelen en draagvlak binnen de organisatie vooraf zijn doordacht.
Concrete voorbeelden laten zien hoe de planning van wijzigingen terugkomt in dagelijkse keuzes, processen en verbeteringen.
De implementatie of vervanging van een ERP-systeem heeft grote consequenties voor vrijwel iedereen in de organisatie. Bij het live gaan van een nieuw systeem ontstaan bijna altijd kinderziektes, kleine praktische knelpunten die niet volledig te voorkomen zijn, maar wel te beperken door het systeem vooraf zorgvuldig in te richten. Essentieel hierbij is dat alle medewerkers en disciplines die met het systeem gaan werken, al tijdens de inrichting worden betrokken.
Wanneer een organisatie besluit een proces niet langer zelf uit te voeren maar uit te besteden, verandert er meer dan alleen de plek waar het werk gebeurt. Informatie die intern impliciet werd gedeeld, moet nu volledig en tijdig expliciet worden gemaakt, zoals in tekeningen. Minstens zo belangrijk is de onzekerheid die uitbesteding oproept bij medewerkers van de betrokken afdeling, die snel duidelijkheid verdienen.
Implementatie van de lean filosofie moet resulteren in een effectievere en efficiëntere werkwijze, wat vrijwel altijd betekent dat processen en werkwijzen veranderen. Mensen erkennen vaak dat er iets moet veranderen, maar zien de verandering liever bij een ander dan bij zichzelf. Een lean-traject slaagt pas wanneer medewerkers vroegtijdig worden meegenomen in het waarom, en wanneer vooraf is vastgesteld wanneer het traject als succesvol wordt beschouwd.
Niet elke wijziging wordt door de organisatie zelf geïnitieerd. Tijdens de coronapandemie werd thuiswerken van overheidswege verplicht, waardoor de gehele werkwijze op korte termijn moest veranderen: communicatie via telefoon of videobellen, en medewerkers die snel moesten worden voorzien van toegang op afstand tot systemen zoals het ERP-systeem. Omdat deze wijziging niet vooraf volledig kon worden voorbereid, was het extra belangrijk de voortgang nauwlettend te monitoren en te evalueren.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
ISO 9001 vraagt organisaties om wijzigingen in het managementsysteem gepland uit te voeren. Dit betekent vooraf nadenken over het doel van de wijziging, de mogelijke gevolgen, de beschikbaarheid van middelen en eventuele aanpassingen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, voordat de wijziging daadwerkelijk wordt doorgevoerd binnen de organisatie.
Een proces doorkruist doorgaans meerdere afdelingen. Een wijziging die voor de ene afdeling logisch lijkt, kan elders in het proces onbedoelde knelpunten veroorzaken. Overleg vooraf met betrokken afdelingen, eventueel begeleid door een projectleider, voorkomt kostbare correcties achteraf in het proces.
Een organisatie past zich alleen aan met voldoende draagvlak. Dit ontstaat wanneer belanghebbenden al aan de voorkant van een project worden betrokken, in plaats van pas geïnformeerd te worden wanneer de wijziging al is vormgegeven. Wie vroeg wordt gehoord, voelt zich serieus genomen en gehoord.
Nee. Wanneer een wijziging niet het beoogde resultaat oplevert, is de vraag gerechtvaardigd of deze wel opwoog tegen de gevolgen ervan. Door vooraf vast te stellen wie op basis van welke resultaten evalueert, wordt voorkomen dat een project achteraf niet aantoonbaar het beoogde effect heeft gehad.
Een wijziging vraagt niet alleen aandacht voor nieuwe middelen, maar ook voor de gevolgen voor middelen die al in gebruik zijn binnen de organisatie. Daarnaast kan een wijziging in werkwijze of proces vragen om aanpassing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, bijvoorbeeld wanneer taken verschuiven naar andere functies.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
