Subthema 2.1 vraagt organisaties taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor V&G vast te stellen en bekend te maken. Naarmate de trede stijgt, wordt dit minder een statisch document en meer een levend gegeven dat samen met medewerkers wordt vastgesteld.
Gewenst is dat dit onderdeel op elke trede zichtbaarder sturend wordt. Randvoorwaardelijk betekent dit dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor iedereen zijn vastgesteld en bekendgemaakt. Ook voor externe en ingeleende medewerkers. Op het gebied van gedrag weet iedereen precies wat van hem of haar wordt verwacht, meldt men het zelf wanneer een taak niet aankan, en beoordeelt de organisatie deze afspraken voortdurend samen met de medewerkers.
Een veelvoorkomende valkuil is dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden weliswaar zijn vastgesteld, maar uitsluitend om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, en beperkt blijven tot degenen die zich beroepsmatig met V&G bezighouden. Medewerkers kunnen zelf dan niet goed aangeven wat ze mogen en moeten doen, waardoor hen soms taken worden toebedeeld die niet bij hun functie passen.
Ook wordt hierover vaak pas gesproken nadat er iets is misgegaan, waarna afspraken opnieuw worden vastgesteld in plaats van vooraf helder te maken. Een andere valkuil is dat de aandacht stopt bij eigen vaste medewerkers, terwijl externe en ingeleende krachten net zo goed moeten weten wat hun bevoegdheden zijn en bij wie zij terechtkunnen.
Tot slot wordt dit onderwerp soms behandeld als eenmalige exercitie: vastgelegd in een document en daarna niet meer besproken, terwijl praktijk en risico's continu veranderen en documentatie zo een doel op zich wordt.
Op de laagste tredes heeft de organisatie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor V&G niet vastgesteld. Naarmate de trede stijgt, worden deze eerst wettelijk verplicht vastgesteld, vervolgens toegewezen en bekendgemaakt aan leidinggevenden en iedereen, en uiteindelijk in overleg met medewerkers op alle niveaus vastgesteld.
Op de laagste tredes doen medewerkers nauwelijks iets aan V&G en kunnen zij niet goed aangeven wat ze mogen en moeten doen. Naarmate de trede stijgt, melden medewerkers zelf wanneer iets onduidelijk is, en maakt de organisatie alleen nieuwe afspraken wanneer de manier van werken verandert of nieuwe risico's ontstaan. Op de hoogste tredes weten zowel interne als externe medewerkers precies wat van hen wordt verwacht, beoordeelt de organisatie deze taken voortdurend en daagt zij medewerkers uit zich verder te ontwikkelen wanneer nieuwe taken daar aanleiding toe geven.
QMSS helpt u om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te vertalen naar een levend gegeven, gedragen door de hele organisatie.
Het groeimodel laat zien hoe dit onderdeel stap voor stap verandert van een wettelijk minimum naar een levend gegeven.
Groei begint met het helder vaststellen en bekendmaken van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De organisatie heeft dit nog niet vastgesteld, en medewerkers doen nauwelijks iets aan V&G. Wanneer er wel afspraken worden gemaakt, gebeurt dit uitsluitend voor zover dat wettelijk verplicht is, en houden vooral degenen die zich beroepsmatig met V&G bezighouden zich hiermee bezig. Medewerkers kunnen daardoor niet goed aangeven wat zij mogen en moeten doen op het gebied van V&G en waarvoor zij verantwoordelijk zijn, waardoor hen soms taken worden toebedeeld die niet bij hun functie horen. De organisatie praat hier vaak pas over als er al iets fout is gegaan, waarna afspraken opnieuw worden vastgesteld.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegewezen aan leidinggevenden die in de uitvoering zitten, en dit wordt bekendgemaakt binnen de organisatie. Medewerkers weten nu wat ze mogen en moeten doen en waarvoor ze verantwoordelijk zijn, en melden het zelf bij hun leidinggevende wanneer dit niet duidelijk is. De organisatie maakt echter alleen nieuwe afspraken wanneer de manier van werken verandert of nieuwe risico's ontstaan, niet uit eigen beweging. Deze duidelijkheid blijft nog beperkt tot vaste medewerkers, en externe of ingeleende krachten weten nog niet altijd wat van hen wordt verwacht.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn nu voor iedereen vastgesteld, ook voor externe medewerkers die voor de organisatie werken, en dit is aan iedereen bekendgemaakt. Interne en externe medewerkers voeren geen taken uit waarvoor zij niet bevoegd zijn of waarbij zij het gevoel hebben dit niet aan te kunnen, en bespreken dit dan met hun leidinggevende, die voor goede ondersteuning zorgt. De organisatie beoordeelt regelmatig of deze afspraken nog volledig en actueel zijn en past ze waar nodig aan, waarbij zowel de medewerker als de werkgever het initiatief kan nemen.
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor V&G zijn vastgesteld in overleg met de medewerkers, en alle niveaus van de organisatie zijn hierbij betrokken. Dit is geen statisch document, maar een levend gegeven dat regelmatig wordt besproken en meebeweegt met de praktijk. De organisatie daagt medewerkers uit zich te ontwikkelen wanneer nieuwe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daar aanleiding toe geven, en biedt hierbij goede ondersteuning. De organisatie beoordeelt voortdurend of deze afspraken nog actueel zijn, betrekt hierbij ook externe medewerkers, en past afspraken op basis daarvan aan wanneer dat nodig is, op alle niveaus en met alle belanghebbenden.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Dit subthema gaat over de vraag of medewerkers precies weten wat van hen wordt verwacht op het gebied van veiligheid en wat zij daarbij wel en niet mogen doen. Het gaat verder dan een formele functieomschrijving, ook voor externe en ingeleende medewerkers.
Medewerkers kunnen dan niet goed aangeven wat ze mogen en moeten doen, waardoor hen soms taken worden toebedeeld die niet bij hun functie passen. Hierover wordt vaak pas gesproken nadat er al iets is misgegaan, waarna afspraken opnieuw worden vastgesteld in plaats van vooraf helder te maken.
Waarom moeten ook externen dit weten?
Externe en ingeleende medewerkers moeten net zo goed weten wat hun bevoegdheden zijn en bij wie zij terechtkunnen met vragen. Zonder die duidelijkheid lopen zij risico's die de organisatie zelf niet ziet, terwijl juist zij vaak minder bekend zijn met de eigen werkplek.
Medewerkers gaan van niet goed weten wat ze mogen naar zelf meedenken over hun taken en verantwoordelijkheden. Op de hoogste tredes daagt de organisatie hen actief uit zich verder te ontwikkelen en betrekt zij hen bij het aanpassen van afspraken.
Documentatie biedt houvast, maar vervangt nooit het gesprek in de praktijk. Bij ontwikkelingen of onduidelijkheden worden taken eerst opnieuw besproken en pas daarna vastgelegd, zodat functieprofielen volgen op wat is afgesproken, niet andersom. Zo blijft dit onderdeel een levend gegeven in plaats van een eenmalige exercitie die na vastlegging niet meer wordt besproken, ook al veranderen praktijk en risico's continu.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
