Eigenaar
Bij organisaties die zich certificeren omdat een klant dat eist, zie ik vaak hetzelfde beeld. Het kwaliteitssysteem bestaat, maar leeft niet. Documenten worden bijgewerkt naast het eigenlijke werk, een kwaliteitscoördinator beheert het geheel en de rest van de organisatie merkt er weinig van. Dat is zonde, want de geest van de norm is in zulke bedrijven meestal wel degelijk aanwezig. Alleen is niemand zich daarvan bewust en levert het systeem daardoor minder op dan het zou kunnen.
Begin bij het bedrijfsproces, niet bij de norm
Een veelgemaakte fout bij implementatie is dat de norm het vertrekpunt wordt. Er komen procedures die beschrijven hoe het zou moeten gaan, zonder dat deze aansluiten op hoe er werkelijk wordt gewerkt. Andersom werkt beter. Start bij de bestaande werkwijze en beoordeel die met de norm als bril. Dus in hoeverre voldoet dit al aan wat belanghebbenden verwachten en wat kan beter? Dezelfde volgorde geldt voor de management review. Een businessplan met heldere doelstellingen en een investeringsplan geeft vaak al invulling aan wat de norm vraagt. Wordt daarnaast nog een apart directiebeoordelingsdocument opgesteld, dan ontstaat dubbel werk zonder dubbele waarde.
Lean onderscheidt activiteiten die direct waarde toevoegen voor de klant, activiteiten die daar niet direct aan bijdragen maar wel nodig zijn om de organisatie draaiende te houden en activiteiten die geen van beide doen. Die laatste categorie is verspilling en die hoort te verdwijnen. Een afwijkingenregister dat wordt bijgehouden omdat de norm het vraagt, maar waarvan niemand de uitkomsten gebruikt, valt in die categorie. Hetzelfde geldt voor een klachtenlijst die alleen bestaat voor de externe audit. Het doel van registreren is leren, niet aantonen. Wat niet bijdraagt aan leren, kost tijd zonder iets terug te geven.
Deze stappen helpen om activiteiten in uw kwaliteitssysteem kritisch tegen het licht te houden.
QMSS doorloopt uw bestaande kwaliteitssysteem samen met u en brengt in kaart welke onderdelen daadwerkelijk waarde toevoegen en welke vooral tijd kosten. Het resultaat is een systeem dat lichter is, maar wel doet wat het moet doen.
Als een procedure niemand helpt om beter te werken, is dat een serieuze overweging. Belangrijker dan het aantal procedures is of wat u beschrijft ook daadwerkelijk wordt gebruikt.
Vraag bij elke activiteit wie de uitkomst gebruikt. Komt daar geen duidelijk antwoord op, dan is de kans groot dat de activiteit vooral bestaat om aan de norm te voldoen.
Nee, het zijn losstaande concepten. Maar de grondgedachte, uitsluitend activiteiten die waarde toevoegen, sluit zo nauw aan bij ISO 9001 dat combineren vaak voor de hand ligt.
Die vallen onder activiteiten die nodig zijn om de organisatie draaiende te houden. Ze zijn geen verspilling, ook al voegen ze geen directe klantwaarde toe.
Begin bij de management review en het afwijkingenregister. Dit zijn de twee plekken waar ik de grootste discrepantie zie tussen wat wordt vastgelegd en wat daadwerkelijk wordt gebruikt.
Maak het onderdeel van de management review zelf. Beoordeel periodiek of het kwaliteitssysteem nog aansluit op de praktijk.
Tags / Categorie:
Deel dit bericht :
Bekijk de norm, audit, training of praktische tool die inhoudelijk aansluit op dit onderwerp en ontdek welke vervolgstap past bij uw organisatie.
QMSS ondersteunt organisaties met praktisch advies, interne audits en digitale hulpmiddelen. Zo ontstaat een aanpak die niet alleen voldoet aan ISO 9001, maar ook werkt in de dagelijkse organisatie.
Van het opzetten en verbeteren van managementsystemen tot het versterken van processen en veiligheidscultuur. QMSS vertaalt vraagstukken naar concrete, werkbare oplossingen.
Krijg onafhankelijk inzicht in hoe uw organisatie daadwerkelijk werkt. QMSS maakt sterke punten, risico's en verbeterkansen zichtbaar met praktische interne audits.
Vergroot de kennis en vaardigheden binnen uw organisatie met praktijkgerichte trainingen over normen, interne audits en veiligheidscultuur.
Bekijk andere artikelen die aansluiten op dit onderwerp en verdiep u verder in de relevante norm, audit of werkwijze.
Kennis is pas waardevol wanneer u deze in de praktijk toepast. QMSS helpt u om normen, risico’s en verbeterkansen te vertalen naar concrete stappen die passen bij uw organisatie. Praktisch, persoonlijk en zonder onnodige complexiteit.
