In de praktijk begint het met het kwaliteitshandboek. Daarin staat voor iedere betrokken medewerker de plaats in de organisatie met de bijbehorende taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en vakbekwaamheden.
Ook bevat het handboek de procedure voor het beheersen van vakbekwaamheid. Alle medewerkers die bij de scope van de certificering betrokken zijn moeten het handboek kennen. Het bedrijf is vrij in de uitwerking van de procedure zolang deze aan de eisen voldoet. De norm schrijft dus het resultaat voor en niet de vorm.
Een veelvoorkomende valkuil is dat vakbekwaamheid bij indiensttreding wordt vastgelegd en daarna niet meer wordt bijgewerkt. Ook wordt wel beoordeeld maar niet bijgehouden wie dat heeft gedaan en wanneer.
Een andere valkuil is dat de toets van monteurs blijft liggen omdat er geen planning voor is. Daarnaast vallen ingehuurde medewerkers vaak buiten het systeem. Verder wordt de beschrijving van de vereiste vakbekwaamheid zelden aangepast wanneer taken of functies veranderen..
Het bedrijf legt schriftelijk vast over welke vakbekwaamheid iedere betrokken medewerker moet beschikken in relatie tot taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarnaast wordt de werkelijke vakbekwaamheid van elke medewerker vastgelegd in termen van kennis en ervaring. Zo is per persoon te zien wat nodig is en wat aanwezig is. Ontbreekt een van beide dan is niet te beoordelen of iemand het werk mag uitvoeren.
Het bedrijf zorgt ervoor dat medewerkers aan de eisen blijven voldoen. Dit gebeurt met opleidingen, training of andere maatregelen. Periodiek wordt beoordeeld of medewerkers nog aan de eisen van vakbekwaamheid voldoen. Wat daaruit blijkt en welke maatregelen volgen wordt bijgehouden. De uitkomsten vormen de input voor opleidingen en andere maatregelen. Zo blijft zichtbaar of vakbekwaamheid niet alleen is vastgesteld maar ook behouden blijft.
Het kwaliteitssysteem geldt ook voor ingehuurd personeel. In het kwaliteitshandboek staat hoe het bedrijf omgaat met inhuur en uitbesteding. Een opdracht mag alleen worden uitbesteed aan een andere certificaathouder die voor hetzelfde deelgebied is gecertificeerd. Daarbij hoort een overeenkomst met niet alleen zakelijke afspraken maar ook de vakbekwaamheidseisen aan het personeel op het niveau van de certificatieregeling. Het bedrijf moet zich er bovendien van overtuigen dat uitbestede taken door vakbekwaam personeel worden uitgevoerd.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Elke monteur wordt ten minste eens per drie jaar beoordeeld op kennis en ervaring tijdens de interne controle. De interne audits zelf vinden ten minste eens per jaar plaats.
Geregistreerd wordt wie wie heeft beoordeeld en wanneer. Daarnaast worden de resultaten van de beoordeling en eventuele maatregelen vastgelegd. Deze registraties moeten beschikbaar zijn tijdens een audit.
De beschrijving van de vereiste en de werkelijke vakbekwaamheid en de registraties van de beoordelingen vallen onder het documentenbeheer. Het bedrijf houdt een overzicht van deze documenten bij en wijst een verantwoordelijke aan. Ook is versiebeheer nodig.
De directie. Zij zorgt ervoor dat iedere medewerker weet en begrijpt welke eisen aan zijn werk worden gesteld en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hij heeft.
Dan geldt de vakbekwaamheidseis in de overeenkomst alleen voor de uitbestede activiteiten. Voor het werk dat het bedrijf zelf uitvoert blijven de eigen eisen en het eigen systeem van toepassing.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
