De norm vraagt twee dingen. Het bedrijf stelt vast hoe medewerkers zich legitimeren en geeft hen een bewijs dat aan vaste eisen voldoet. Het eerste is een afspraak en het tweede is een document. Een goed pasje zonder afspraak blijft onbenut en een afspraak zonder bewijs geeft de klant niets in handen. Een auditor kijkt daarom naar het hele proces en niet alleen naar het pasje.
Een veelvoorkomende valkuil is dat het legitimatiebewijs wel is uitgegeven maar de medewerker het niet bij zich draagt. Ook ontbreekt soms de datum van afgifte waardoor niet duidelijk is hoe actueel het bewijs is. Een andere valkuil is dat het beeldmerk op het bewijs wordt gebruikt zonder het reglement te kennen. Daarnaast wordt een oud bewijs na een wijziging niet vervangen. Ook is vaak niet vastgelegd hoe ingehuurde medewerkers zich legitimeren.
Het bedrijf geeft elke medewerker een legitimatiebewijs uit. Het bewijs laat zien wie de medewerker is, voor welk bedrijf hij werkt en wanneer het bewijs is afgegeven. Het gaat om de bedrijfsnaam, de naam met pasfoto en het CO-VRIJ beeldmerk naast de afgiftedatum. Het branche Vakpaspoort van SCRT mag in de plaats hiervan dienen. Zo kan een klant in één oogopslag zien onder welk merk de medewerker werkt.
Het bedrijf stelt vast op welke wijze medewerkers zich bij klanten legitimeren. Dit hoort in de werkwijze en wordt dus niet aan de medewerker zelf overgelaten. Zo weet elke monteur wanneer en hoe hij zich bekend maakt. Het bedrijf legt vast hoe dit in de praktijk gaat, bijvoorbeeld wanneer de monteur zijn bewijs toont. De certificerende instelling interviewt bij de audit enkele medewerkers en kan dit dus bij hen navragen.
Het bedrijf gebruikt het voorgeschreven beeldmerk CO-VRIJ en volgt het Reglement voor het beeldmerk voor gasverbrandingsinstallaties. Het reglement geldt voor elk gebruik van het beeldmerk. Publiceert het bedrijf zijn certificaat op papier of op internet dan gebeurt dat volledig. Het InstallQ certificatiemerk wordt alleen gebruikt voor werk dat aan de BRL voldoet. Een klant ziet zo hetzelfde merk op het legitimatiebewijs en in de communicatie van het bedrijf.
Laat uw proces door QMSS beoordelen middels een interne audit BRL 6000-25.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Het certificaat staat in het Register gasverbrandingsinstallaties op de website van de TloKB en in het overzicht op de website van InstallQ. De gebruiker kan bij de certificerende instelling navragen of het nog geldig is.
Het bedrijf mag een geschorst of ingetrokken certificaat niet gebruiken. Een schorsing vervalt op de dag dat de certificerende instelling vaststelt dat de kritieke afwijkingen zijn opgeheven.
De certificerende instelling, de certificaathouder en eventuele nevenvestigingen met een ander adres. Het certificaat is voor één bedrijf en niet overdraagbaar. Het is maximaal drie jaar geldig.
Onder meer het KvK-nummer, de werkzaamheden die het bedrijf mag uitvoeren, het schema van het certificaat en de datum van verlening, schorsing of intrekking. Ook de geldigheidsduur staat erin.
Niet voldoen aan de eisen van hoofdstuk 6 is een kritieke afwijking. Dat geldt voor alle eisen aan de certificaathouder en dus ook voor het legitimatiebewijs.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
