Vraag 11.1 vraagt organisaties een meldingsprocedure of meldingsformulier te gebruiken voor de registratie van VGM-incidenten. De ongevallencijfers moeten periodiek worden gecommuniceerd. Binnen de module Gedrag is hierin ook de rol van management en leidinggevenden opgenomen en is vastgelegd wie tijdens onderzoek de link legt naar menselijk gedrag als oorzaak.
Dit is van belang omdat een meldingsprocedure meer moet zijn dan een formulier en dus tot onderzoek moet leiden. De meldingsprocedure toont aan dat vaste categorieën zijn vastgelegd. Leidinggevenden moeten zelf contact opnemen met een melder of slachtoffer.
Een veelvoorkomende valkuil is dat een meldingsprocedure niet meer is dan een formulier dat in een systeem verdwijnt zonder dat de melder ooit iets terug hoort. Ook blijft de rol van management en leidinggevenden binnen deze procedure onbenoemd. Zij zijn dan niet aanspreekbaar wanneer een medewerker geen tijdige reactie krijgt.
Een andere valkuil is dat tijdens onderzoek niemand expliciet kijkt naar menselijk gedrag als mogelijke oorzaak. Ook wordt vaak gestuurd op een vast aantal meldingen per maand in plaats van op de toegevoegde waarde ervan.
Er is een meldingsprocedure of meldingsformulier waarin VGM-incidenten worden geregistreerd volgens vaste categorieën met periodieke communicatie van ongevallencijfers. De aanvullende eisen vanuit de module Gedrag zijn dat hierin ook de rol van management en leidinggevenden is opgenomen en dat is vastgelegd welke medewerker tijdens het onderzoek de link legt tussen het incident en mogelijk menselijk gedrag als oorzaak.
De documentatie moet ertoe leiden dat leidinggevenden steeds zichtbaar en aanspreekbaar zijn binnen de meldingsprocedure. Bijvoorbeeld door zelf contact op te nemen met een melder of slachtoffer bij verzuim. Tijdens onderzoek kijkt een hierbij aangewezen medewerker expliciet naar menselijk gedrag als mogelijke oorzaak en meldingen worden actief opgehaald op de werkvloer.
QMSS helpt u om de toegevoegde waarde van meldingen te vergroten.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Er is een meldingsprocedure of meldingsformulier waarin VGM-incidenten worden geregistreerd volgens vaste categorieën met periodieke communicatie van ongevallencijfers. Binnen de module Gedrag is hierin ook de rol van management en leidinggevenden opgenomen en is vastgelegd wie tijdens onderzoek de link legt naar menselijk gedrag als oorzaak.
Een formulier registreert alleen wat er is gebeurd. Onderzoek naar gedrag moet uitwijzen wat er gedaan kan worden om herhaling te voorkomen. Zo leidt de melding tot leren en verbetering.
Een vooraf aangewezen medewerker, kijkt tijdens het onderzoek expliciet naar mogelijk menselijk gedrag als oorzaak. Zo gebeurt dit niet toevallig wel of niet.
Zonder budget en tijd voor opvolging blijft aandacht voor melden vooral bij woorden zonder daadwerkelijke verandering op de werkvloer.
Niet op een vast aantal meldingen per maand, maar op kwaliteit en waarde voor structurele verbetering.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
