Safety Culture Ladder 2.0

Meldingen

Melden als middel
Meldingen gaat over de vraag of een organisatie daadwerkelijk leert van ongelukken, bijna-ongelukken, onveilige situaties en verbeterideeën of dat melden een doel op zich is geworden. Dit subthema kijkt niet alleen naar hoeveel er wordt gemeld, maar vooral naar wat er met meldingen gebeurt. Op de hoogste tredes is melden volledig vanzelfsprekend geworden en wordt actief geanalyseerd op directe oorzaken, onderliggende oorzaken en trends.
Plan een kennismaking
Illustratie van meldingen binnen Safety Culture Ladder subthema 5.2 met melden, opvolgen, terugkoppelen en analyseren

Wat betekent dit subthema in de praktijk?

Subthema 5.2 vraagt organisaties een vaste werkwijze te hebben om gebeurtenissen op het gebied van V&G te melden en te registreren. Naarmate de trede stijgt, verschuift dit van uitsluitend ernstige ongelukken naar alle gebeurtenissen en ideeën. Dit met een open meldcultuur en structurele analyse als resultaat.

Gewenst is dat dit onderdeel op elke trede zichtbaarder sturend wordt. Randvoorwaardelijk betekent dit dat de organisatie een vaste werkwijze heeft om gebeurtenissen en verbeterideeën te melden en te registreren. Op het gebied van gedrag is er een open meldcultuur waarin medewerkers en externe belanghebbenden actief melden en werken alle belanghebbenden actief samen om van meldingen te leren.

Illustratie van meldingen binnen Safety Culture Ladder subthema 5.2 met melden, opvolgen, terugkoppelen en analyseren

Valkuilen in de praktijk

Een veelvoorkomende valkuil is het stellen van een minimumaantal meldingen per maand als doel. Dit zegt weinig over de kwaliteit of toegevoegde waarde van meldingen en leidt er soms zelfs toe dat nietszeggende zaken worden gemeld om een aantal te halen, waardoor het structureel verbeteren van veiligheid uit het zicht raakt.

Ook wordt melden vaak wel gestimuleerd, maar blijft opvolging uit. Meldingen belanden dan bij een KAM-manager die zelf weinig meekrijgt van wat er op de werkvloer gebeurt en zonder zichtbare actie of terugkoppeling stoppen medewerkers vanzelf met melden.

Een andere valkuil is dat de organisatie wel zegt dat veiligheid belangrijk is, maar geen budget beschikbaar stelt om daadwerkelijk opvolging te geven, wat de geloofwaardigheid van de meldcultuur snel ondermijnt.

Deze norm in het kort

Safety Culture Ladder
Randvoorwaardelijk
Subthema 5.2
Gedrag

Meer over QMSS

QMSS helpt organisaties bij het optimaliseren van hun bedrijfsvoering en het versterken van de veiligheidscultuur. Niet met onnodig papierwerk, maar met een pragmatische aanpak die aansluit bij de dagelijkse praktijk van het bedrijf.

Meer over QMSS
  • De norm uitgelegd

Van trede naar dagelijkse praktijk

Bekijk hoe randvoorwaardelijk en gedrag samenhangen binnen dit subthema en wat ze concreet betekenen voor uw organisatie. Van de werkwijze voor melden tot de manier waarop opvolging daadwerkelijk in de praktijk wordt gegeven.

Randvoorwaardelijk

Op de laagste tredes heeft de organisatie geen vaste werkwijze om gebeurtenissen op het gebied van V&G te melden en te registreren. Naarmate de trede stijgt, ontstaat eerst een werkwijze om ongelukken te melden en te registreren, gevolgd door een werkwijze die ook ideeën om V&G te verbeteren en bijna-ongelukken omvat en waarin het stimuleren van meldingen een vast onderdeel wordt. Op de hoogste tredes heeft de organisatie een vaste werkwijze voor het melden en registreren van gebeurtenissen en van ideeën om dingen te verbeteren. Niet alleen op het gebied van V&G maar ook op andere thema's.

Gedrag

Op de laagste tredes is de houding dat een ongeluk vervelend is, maar erbij hoort. Alleen de V&G-verantwoordelijke heeft hier aandacht voor. Naarmate de trede stijgt, meldt en registreert de organisatie eerst ernstige ongelukken en verspreidt het informatie over aantal en inhoud van meldingen onder medewerkers, waarna zij ongelukken altijd meldt en trends met medewerkers bespreekt. Op de hoogste tredes is er een open meldcultuur waarin het volkomen vanzelfsprekend is dat medewerkers zich uitspreken, zijn externe belanghebbenden actief betrokken en werken alle belanghebbenden actief samen om van meldingen te leren.

QMSS advies

Zie melden als middel

QMSS helpt u om meldingen te vertalen van een aantal naar daadwerkelijke verbetering.

  • In de praktijk

Zo groeit uw organisatie op de ladder

Het groeimodel laat zien hoe meldingen stap voor stap verandert van een aantal naar een vanzelfsprekende, waardevolle gewoonte.

Groei naar trede 2

Groei begint met het invoeren van een vaste werkwijze om ongelukken, bijna-ongelukken en onveilige situaties te melden en te registreren. Belangrijk is om vanaf het begin te beseffen dat een melding een middel is en geen doel. Stuur liever op de kwaliteit en waarde van meldingen dan op een vast aantal per maand. Wanneer waardevolle meldingen daadwerkelijk leiden tot structurele verbetering, neemt de bereidheid om te melden vanzelf toe.

Medewerker meldt een onveilige situatie via een tablet op de werkvloer

Groei naar trede 3

Een volgende stap is het actief ophalen van meldingen in plaats van te wachten tot ze binnenkomen. Ga het gesprek aan op de werkvloer. Daar hoor je gevaarlijke situaties en verbetervoorstellen die anders nooit in een systeem terechtkomen. Leg de opvolging van meldingen in de lijn, bijvoorbeeld door dit onderwerp maandelijks te laten terugkomen op de agenda van projectleiders die op hun beurt weer hierop sturen bij uitvoerders en voormannen.

Team bespreekt analyse, oorzaken en maatregelen van een melding om herhaling te voorkomen

Groei naar trede 4

Zo ontstaat een keten waarin melden en opvolgen op elk niveau wordt gestimuleerd in plaats van dit bij één functionaris te beleggen. Verdere groei zit in het analyseren van meldingen op meer dan alleen de directe oorzaak. Kijk ook naar onderliggende oorzaken en trends en deel deze bevindingen met medewerkers zodat zichtbaar wordt wat er daadwerkelijk met meldingen gebeurt.

Medewerkers bespreken meldingen, onderliggende oorzaken en trends om structureel te verbeteren

Groei naar trede 5

Zorg dat directie daadwerkelijk budget en tijd beschikbaar stelt om opvolging te geven. Zonder deze middelen blijft het benoemen van veiligheid als prioriteit een loze belofte. Uiteindelijk groeit de organisatie toe naar een situatie waarin melden, analyseren en opvolgen op alle niveaus vanzelfsprekend en gewaardeerd dagelijks gedrag is, gedragen door iedereen in de organisatie.

Medewerkers bespreken en melden een verbeteridee voor een veiligere werkomgeving
  • Best Practices

Zo pakt u dit subthema goed aan

Met deze praktische tips verankert u meldingen in uw organisatie en zorgt u dat opvolging daadwerkelijk plaatsvindt.

Stuur op kwaliteit, niet op een aantal

Beoordeel meldingen op hun waarde voor verbetering, niet op een vast minimum.

Haal meldingen actief op

Ga het gesprek aan op de werkvloer in plaats van te wachten tot meldingen binnenkomen.

Leg opvolging in de lijn

Laat projectleiders, uitvoerders en voormannen zelf sturen op meldingen, niet alleen de KAM-manager.
Overzicht van QMSS-normen met ISO 9001, Safety Culture Ladder, CKB, BRL 6000-25 en VCA-MG naast een kwaliteitsdashboard.
Strategisch overleg over de interne en externe context van een organisatie binnen ISO 9001 normelement 4.1.

Koppel altijd terug

Laat medewerkers zien wat er met hun melding is gebeurd, anders stopt de bereidheid om te melden

Stel budget beschikbaar

Zorg dat directie daadwerkelijk middelen vrijmaakt om meldingen op te volgen, niet alleen woorden.

Analyseer verder dan de oorzaak

Kijk ook naar onderliggende oorzaken en trends en gebruik dit om structureel te verbeteren.
  • Gerelateerd binnen dit thema

Gerelateerde normelementen/ subthema's

Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.

Safety Culture Ladder

Interne audits SCL

Medewerkers in gesprek tijdens een interne audit over veiligheid en verbetering op een industriële locatie
Bekijk normelement
Safety Culture Ladder

Beoordelen van de werkomgeving

Medewerkers beoordelen samen V&G en veiligheidsrisico's in de werkomgeving
Bekijk normelement
Safety Culture Ladder

Leercultuur

Illustratie van leercultuur binnen Safety Culture Ladder subthema 5.1 met continu leren, delen en verbeteren
Bekijk normelement
Bekijk de officiële Safety Culture Ladder

Veelgestelde vragen

+ Wat wordt bedoeld met dit subthema?

Dit subthema gaat over de vraag of een organisatie daadwerkelijk leert van ongelukken, bijna-ongelukken, onveilige situaties en verbeterideeën of dat melden een doel op zich is geworden.

+ Waarom is een vast aantal meldingen geen goed doel?

Een vast aantal leidt tot nietszeggende meldingen in plaats van daadwerkelijke verbetering van veiligheid.

+ Waarom stopt melden zonder terugkoppeling?

Zonder zichtbare actie of terugkoppeling verliezen medewerkers de motivatie om te blijven melden.

+ Wat verandert er in het gedrag naarmate de veiligheidscultuur groeit?

De organisatie gaat van een ongeluk hoort erbij naar een open meldcultuur.

+ Waarom moet opvolging in de lijn liggen?

Anders draagt niemand echt eigenaarschap voor het opvolgen van meldingen.

Auditgesprek plannen

Wilt u weten waar uw organisatie staat?

Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.

Plan een auditgesprek
Bekijk alle audits