Vraag 3.7 vraagt organisaties anderstalige medewerkers zodanig in te zetten dat communicatie over VGM-zaken effectief plaatsvindt. Dit wordt vastgelegd in een communicatieplan. Binnen de module Gedrag geldt dit voor alle voor het werk relevante communicatie en toetst de organisatie actief of deze communicatie effectief is.
Dit is van belang omdat communicatie alleen effectief is wanneer iedereen begrijpt wat er gezegd wordt. Dus ook anderstalige medewerkers. Uit het communicatieplan blijkt dat is vastgelegd hoe de communicatie met anderstaligen effectief verloopt. Dit moet ertoe leiden dat in elke ploeg iemand als tolk fungeert tussen talen en dat actief wordt doorgevraagd of een boodschap ook echt is begrepen.
Een veelvoorkomende valkuil is dat wordt aangenomen dat een boodschap is overgekomen zodra deze is vertaald of uitgedeeld. Er wordt niet getoetst of anderstalige medewerkers de boodschap daadwerkelijk hebben begrepen.
Ook blijft communicatie vaak beperkt tot VGM-onderwerpen, terwijl ook persoonlijke omstandigheden indirect van invloed kunnen zijn op veiligheid en gezondheid. Een andere valkuil is dat communicatie eenrichtingsverkeer blijft, waardoor anderstalige medewerkers zelf niet de ruimte krijgen om hun behoeften en zorgen kenbaar te maken.
Er is vastgelegd hoe anderstalige medewerkers worden ingezet zodat communicatie over VGM-zaken effectief plaatsvindt. Bijvoorbeeld in een communicatieplan. De aanvullende eisen vanuit de module Gedrag zijn dat dit geldt voor alle voor het werk relevante communicatie en niet alleen VGM-onderwerpen. De organisatie documenteert ook hoe wordt getoetst of deze communicatie effectief is. Dit omvat de wijze waarop dit per ploeg wordt ingevuld.
De documentatie moet ertoe leiden dat in elke ploeg minstens één persoon aanwezig is die zowel Nederlands of Engels als de taal van de anderstalige medewerkers spreekt en zo als brug fungeert. Er wordt actief doorgevraagd of een boodschap is begrepen. Anderstalige medewerkers krijgen ook zelf ruimte om hun behoeften, zorgen en successen te delen, zodat iedereen wordt gehoord.
QMSS helpt u communicatie met anderstalige medewerkers echt effectief te maken.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Er is vastgelegd hoe anderstalige medewerkers worden ingezet zodat communicatie over VGM-zaken effectief plaatsvindt, bijvoorbeeld in een communicatieplan. Binnen de module Gedrag geldt dit voor alle voor het werk relevante communicatie en toetst de organisatie actief of deze communicatie daadwerkelijk effectief is.
Het gaat er niet om dat iets is gezegd of uitgedeeld, maar of de boodschap ook echt is overgekomen bij de ontvanger. Anderstalige medewerkers moeten daarnaast ook zelf de ruimte krijgen om hun eigen behoeften en zorgen te delen.
Persoonlijke omstandigheden die niet direct met veiligheid te maken lijken te hebben, kunnen indirect van invloed zijn op hoe iemand presteert op het gebied van veiligheid en gezondheid.
Een mogelijkheid is dat in elke ploeg iemand zowel Nederlands of Engels als de taal van anderstalige collega's spreekt. Die persoon fungeert dan als brug bij instructies en zorgen.
De organisatie gaat het gesprek actief aan en vraagt door of de boodschap is begrepen en of er nog vragen of zorgen leven bij de anderstalige medewerker.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
