Inkoop en uitbesteding

Een organisatie kiest een nieuwe toeleverancier uitsluitend op basis van de laagste prijs en de kortste levertijd zonder te beoordelen of deze partij daadwerkelijk in staat is om aan de kwaliteitseisen te voldoen. Enkele maanden later blijkt een deel van de geleverde onderdelen niet aan de specificaties te voldoen met productiestilstand als gevolg. Een organisatie die vooraf criteria vaststelt voor het evalueren en selecteren van externe aanbieders, en hun prestaties periodiek opnieuw beoordeelt, voorkomt dat afhankelijkheid van een externe partij een onbeheerst risico wordt.

Een organisatie besteedt de warmtebehandeling van een kritiek onderdeel uit aan een externe partij, maar maakt geen afspraken over de te hanteren beheersmaatregelen. Deze is in de veronderstelling dat de verantwoordelijkheid daarmee is overgedragen. Wanneer een klant vraagt om bewijs van de toegepaste procesparameters, kan de organisatie dit niet leveren. Een organisatie die uitbestede processen actief binnen haar eigen kwaliteitsmanagementsysteem houdt, bijvoorbeeld door afspraken te maken over te monitoren parameters en deze te laten rapporteren, blijft aantoonbaar in control wanneer het werk buiten de deur wordt uitgevoerd.

Een productiebedrijf geeft een tekening aan een externe aanbieder door zonder daarbij aan te geven aan welke acceptatiecriteria moet worden voldaan. De externe aanbieder interpreteert de tekening op zijn eigen manier, waardoor de geleverde onderdelen niet aansluiten op de rest van het product. Een organisatie die vooraf toetst of haar eisen toereikend zijn en deze expliciet kenbaar maakt, voorkomt dat een externe aanbieder zelf moet invullen wat feitelijk was bedoeld.

Een klant wil voorafgaand aan levering zelf een kritieke component bij de externe aanbieder komen inspecteren, maar de organisatie heeft dit nooit vastgelegd als eis richting die aanbieder. Wanneer de klant hierom vraagt, blijkt de externe aanbieder niet ingericht op een dergelijk bezoek. Een organisatie die vooraf vastlegt welke verificatie- of validatieactiviteiten deze op locatie bij de externe aanbieder wil uitvoeren, voorkomt dit soort verrassingen vlak voor levering.