Subthema 1.3 vraagt organisaties een vaste werkwijze te hebben om te communiceren over veiligheid en gezondheid en hier structureel aandacht aan te geven. Naarmate de trede stijgt, wordt dit gesprek minder eenrichtingsverkeer en meer een continue, tweezijdige dialoog.
Gewenst is dat communicatie op elke trede zichtbaarder sturend wordt. Randvoorwaardelijk betekent dit dat er een vaste werkwijze is om zowel top-down als bottom-up te communiceren. Op het gebied van gedrag informeert de directie niet alleen, maar voert de hele organisatie een continu gesprek over risico's. Hierbij hebben medewerkers evenveel inbreng en deze inbreng wordt ook daadwerkelijk gebruikt.
Een veelgemaakte fout is dat communicatie over veiligheid vrijwel uitsluitend top-down plaatsvindt, waarbij medewerkers vooral worden geïnformeerd in plaats van gehoord. Besluiten worden dan al genomen voordat medewerkers de kans hebben gehad om input te geven, waardoor draagvlak ontbreekt.
Ook wordt communicatie nogal eens ingevuld met posters, slogans of losse campagnes. Dit zonder dat hier in de praktijk naar wordt gehandeld, waardoor ze hun geloofwaardigheid verliezen en worden ervaren als window dressing. Daarnaast wordt veiligheid soms losgeknipt van het dagelijkse werk, bijvoorbeeld door het te reserveren voor één aparte themadag, terwijl het iets is waar mensen elke dag mee bezig zouden moeten zijn.
Tot slot wordt vaak nog vooral over regels gecommuniceerd in plaats van over onderliggende risico's. Hierdoor weten medewerkers wat ze moeten doen, maar niet altijd waarom.
Op de laagste tredes heeft de organisatie geen vaste werkwijze om over V&G te communiceren. Naarmate de trede stijgt, ontstaat eerst een werkwijze vanuit de directie richting de medewerkers, en groeit dit door naar een structuur waarin ook medewerkers richting de directie communiceren over wat zij nodig hebben.
Op de laagste tredes praat de organisatie niet over V&G en krijgt dit geen aandacht. Naarmate de trede stijgt, communiceert de directie eerst vooral wanneer er iets ernstig is misgegaan, informeert zij medewerkers vervolgens structureel over beleid en doelen in gestructureerde overleggen. De organisatie groeit naar een voortdurend tweezijdig gesprek over veilig werken op alle niveaus, ook buiten de eigen organisatie.
QMSS helpt u om communicatie over veiligheid te vertalen naar een echte dialoog, gedragen door de directie en gevoed door medewerkers.
Het groeimodel laat zien hoe communicatie stap voor stap verandert van eenrichtingsverkeer naar een continu gesprek dat de organisatie samen voert.
Groei begint met het structureel en herkenbaar communiceren over veiligheid. Niet enkel op het moment dat er iets misgaat. De organisatie heeft nog geen vaste werkwijze om te communiceren over V&G. Wanneer er wel wordt gecommuniceerd, gebeurt dit vanuit de directie richting de medewerkers zonder dat daar structurele aandacht voor bestaat. Communicatie gaat vooral over het naleven van eisen die van buitenaf zijn opgelegd. Directie en managers praten voornamelijk over V&G wanneer er iets ernstig is misgegaan, waardoor veiligheid nog geen vast gesprek is.
Het is belangrijk om veiligheid vast onderdeel te maken van bestaande overleggen, zoals werkoverleg, projectvergaderingen en functioneringsgesprekken. Daardoor komt het gesprek over veiligheid regelmatig en vanzelfsprekend terug in plaats van incidenteel. De directie informeert medewerkers over het beleid en de doelen en er is een gestructureerde manier om V&G aan te pakken die blijkt uit gesprekken met medewerkers. De werkwijze houdt echter vooral in dat er vanuit de directie naar de medewerkers wordt gecommuniceerd en nog niet andersom. De directie en managers praten nog vooral af en toe met medewerkers over V&G-gedrag, met name wanneer er iets ernstig is misgegaan.
De communicatie verschuift geleidelijk van eenrichtingsverkeer naar een tweezijdig proces. Medewerkers ontvangen niet alleen informatie, maar leveren ook actief input over wat zij nodig hebben om veilig te werken. De organisatie communiceert in overleggen op een heldere manier over het beleid en de doelen, top-down en bottom-up, zodat iedereen betrokken is en informatie uitwisselt. Instrumenten zoals toolboxen helpen hierbij, mits medewerkers zelf onderwerpen mogen aandragen die voor hen actueel en betekenisvol zijn. Ook worden medewerkers vroegtijdig betrokken bij veranderingen, zodat besluiten pas worden genomen nadat iedereen de kans heeft gehad om mee te denken.
Iedereen binnen de organisatie kan altijd met elkaar in gesprek over veiligheid en die dialoog wordt actief gebruikt om samen te verbeteren. De samenwerking rond veiligheid is op alle niveaus geïntegreerd, in werkoverleggen, projectvergaderingen en functioneringsgesprekken. Er wordt vooral gecommuniceerd over risico's in plaats van uitsluitend over regels. Successen worden positief gedeeld, zodat veiligheid niet alleen als verplichting wordt gezien, maar ook als iets waardevols en soms zelfs leuks. Ook buiten de eigen organisatie vindt dit gesprek plaats. Met opdrachtgevers, onderaannemers en ketenpartners wordt actief kennis en ervaring uitgewisseld om samen veiliger te werken.
Bekijk welke andere normelementen binnen hetzelfde hoofdstuk of thema aansluiten op dit onderwerp. Zo ziet u hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen en waar verdere verdieping relevant is.
Dit subthema gaat over de vraag of er alleen over veiligheid wordt gezonden vanuit de directie of dat er een echte dialoog plaatsvindt waarin medewerkers gehoord worden en invloed hebben. Het gaat niet om eenrichtingsverkeer, maar om een continu en tweezijdig gesprek tussen alle lagen van de organisatie.
Medewerkers worden dan vooral geïnformeerd in plaats van gehoord en besluiten worden al genomen voordat zij de kans hebben gehad om input te geven. Daardoor ontbreekt draagvlak en wordt veiligheid ervaren als iets van de directie en niet van iedereen.
Zulke uitingen ogen actief, maar voegen weinig toe zolang woord en daad niet samenvallen. Zonder zichtbaar gedrag dat de boodschap onderbouwt, verliezen ze hun geloofwaardigheid en worden ze ervaren als window dressing. Zeker wanneer dit niet wordt herhaald of opgevolgd.
De communicatie gaat van eenrichtingsverkeer naar een tweezijdig proces. Medewerkers leveren actief input, instrumenten als toolboxen worden gericht op dialoog ingezet en op de hoogste tredes wordt structureel ook met opdrachtgevers en ketenpartners over veiligheid gesproken.
Opdrachtgevers, onderaannemers en ketenpartners lopen tegen dezelfde risico's aan en hebben vaak waardevolle ervaring opgebouwd. Door structureel kennis, best practices en lessons learned uit te wisselen binnen de hele keten wordt veiligheid een gedeelde verantwoordelijkheid in plaats van een zaak van één organisatie.
Met een interne audit krijgt u helder inzicht in de werking van uw kwaliteitsmanagementsysteem. QMSS kijkt graag met u mee en vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten die u direct kunt opvolgen.
